Teletreball

Consells per gestionar equips des de la distància

[Actualització 31/03/2020]

Gestionar un equip a distància pot semblar difícil en un primer moment però és extremadament productiu si disposem de les eines adequades i establim els canals de comunicació que facilitin realitzar la tasca i mantenir el contacte amb l’equip.

Fins ara potser hem tingut una majoria de persones de l’equip treballant presencialment i algú en forma telemàtica. Ara haurem de pensar com liderem si tenim una majoria de l’equip a distancia però connectat.

El teletreball moltes vegades representa un neguit per a les empreses, les persones que treballen en aquesta modalitat l'entén com un benefici social, ja que ajuda a conciliar vida personal i laboral però, alhora, tenen por a les idees preconcebudes, com pensar que la persona que treballa des de casa no està treballant. La clau perquè els equips virtuals funcionin és la confiança.

Us facilitem algunes eines i sistemes de treball que es poden utilitzar en el moment actual, enfocades en 3 aspectes:

  • Lideratge d’equip virtuals
  • Consells per el teletreball
  • Eines de treball


LIDERATGE D’EQUIPS VIRTUALS

ACOMPANYAMENT

És important que tot i que la feina es realitzi amb teletreball, els equips es sentin acompanyats en les seves tasques. Cal que els responsables facilitin les eines necessàries per dur-les a terme i facilitar tant la comunicació com la informació.


COMUNICACIÓ

Establir comunicació tant personal com telemàtica de la persona responsable com entre els membres de l’equip, és important per mantenir vincle i generar confiança.


RELACIÓ

La distància física provoca també distància social i per tant cal trobar espais telemàtics agendats de comunicació, com ara “fer el cafè a distància”, com a moment de descans en que ens trobem telemàticament. Per altre banda és recomanable desconectar en els moments que hem de treballar individualment.


FEED-BACK

Per part de la persona que lidera l’equip, és bàsic donar i recollir feedback de forma constant. No només dels resultats, sinó dels processos; en l’àmbit personal i col·lectiu.


METODOLOGIA

És molt recomanable establir un punt de partida clar amb tot l’equip. Objectius, metodologia de treball, eines de comunicació i objectius comuns. Aquests elements senten les bases per un treball en la distancia per un període determinat de temps.


ENFOC

Sovint els lideratges estan enfocats a la tasca. En la gestió a distància és important centrar-se en les interrelacions.


CONSELLS PER AL TELETREBALL

HORARI

Marcar un horari fix per treballar. No pensar que es té tot el dia per fer la feina. Acotar com si s’anés físicament a treballar. Marcar rutina de treball i crear un hàbit fer fer-lo. Tancar les xarxes socials, ja que són una font de distracció. Utilitzar només les que necessitem per realitzar la nostra tasca.


ESCENARI

Delimitar el lloc de treball. Si no se'n disposa habitualment, delimitar un espai per aquestes funcions, i, si és possible, amb llum natural. Evitar les interrupcions. Es considera un error treballar en un sofà, al llit, al menjador o amb el televisor engegat.


ORGANITZACIÓ I DISCIPLINA

En el teletreball la persona treballadora és el propi supervisor de la seva feina. És molt important l'organització de la propia feina i marcar-se temps per diferents tasques. Es basa en l’autodisciplina.


ROBA

La roba del llit està contraindicada en el teletreball. Cal vestir-se còmodament o com si s’anés a sortir de casa. Això ajuda a prendre una actitud més propositiva per fer-lo. També facilita la responsabilitat vers la tasca.


DESCANSOS

Normalment el teletreball implica més concentració en la feina doncs hi ha menys distraccions. Aquest fet també implica més cansament i per tant es recomana pautar descansos de forma sistemàtica. Un exemple podria ser la “tècnica del Pomodoro”, que estableix una periodicitat en els descansos. Consisteix en establir un temps de treball de 25 minuts i 5 minuts de descans. Així fins a 4 vegades. Un cop fets els 4 “pomodoros” es fa un descans de 25 minuts. Resulta ser molt efectiva doncs permet fer petits moments exercici físic per mobilitzar el cos i descansar la ment .


EINES DE TREBALL

CANALS DE TELEGRAM

Els canals de Telegram s’utilitzen per passar informacions rellevants de forma simultània i immediata a tot l’equip.

Es pot fer un canal de Telegram per perfils professionals, per distribució de tasques o per grups segons es valori. Dóna més garanties de privacitat que el Whatsapp. Dóna opció a que tots els membres hi participin o bé per enviar informació sense opció de resposta.

Es pot instal·lar des de l’ordinador i dona més comoditat per escriure des del propi teclat.


CANAL DE WHATSAPP

El canal de Whatsapp té la mateixa funcionalitat que el Telegram però sense tanta seguretat i no es pot fer unidireccional. Si es vol utilitzar el whatsapp també es pot fer des del PC a través del WhatsApp Web. És més còmode per escriure doncs es pot fer des d’un teclat.


COMUNICACIÓ PER HANGOUTS MEET

L’eina de Hangouts la tenim disponible al mòbil i també al correu Gmail. És molt apropiat per converses curtes, ràpides i en línea. També es poden fer grups amb aquesta eina.


GESTIONAR DOCUMENTS GOOGLE DRIVE

Podem treballar els documents des de GOOGLE DRIVE. Podem compartir simultàneament els documents, i es pot treballar amb diverses persones alhora. L'emmagatzematge del que s’està treballant és immediat i té traçabilitat de la informació. Es pot treballar amb documents compartits de Word, Excel, i PowerPoint. També es poden comentar els escrits o dades que han introduït altres persones i donar-ne resposta.


EINES DE GESTIÓ DE TASQUES. Exemples: Trello o Asana

Hi ha eines de gestió de tasques que faciliten la distribució i donen informació als responsables de la càrrega de treball, dels terminis de gestió i la delegació de tasques als membres d’un equip. Es visibilitza el moment en que està cada tasca de cada membre de l’equip. Es pot obrir o gestionar en privat.

Té un format molt visual i fàcil tipus llista de tasques, post-its enganxables. Es pot utilitzar de forma bàsica o més complexe segons el nivell de projecte que volem utilitzar.


REUNIONS ON-LINE

A través del calendari Google es pot fer cita als calendaris individualitzar i connectar-se per Hangouts. És molt fàcil i eficaç. És interessant establir 10 minuts previs a la reunió formal per socialitzar-se col·lectivament. Això permetrà mantenir el vincle personal i compartir experiència.


REUNIONS PRESENCIALS

Si les reunions han de ser presencials, es poden fer reunions amb la meitat de l’equip alternativament. També podem fer presencial mig equip i la resta connectat per Hangouts Meet. Així preservem el contacte però mantenim la relació i el treball d’equip conjunt. Cal tenir previst un espai físic que permetin la distància òptima (mínim un metre) per evitar contacte físic interpersonal.


VÍDEOS

A continuació us compartim una sèrie de vídeos que hem elaborat o seleccionat i que us poden ser útils per treballar des de casa.

Estiraments de columna - Deixa't cuidar

Estiraments de cervicals - Deixa't cuidar

Estiraments extremitats superiors - Deixa't cuidar

Estiraments extremitats inferiors - Deixa't cuidar

Ergonomia: com seure per treballar des de casa

Aquestes indicacions les podem adaptar a casa amb uns coixins per la cadira, una caixa de sabates pels peus, alguna caixa o paquet de folis per la pantalla. La imaginació ens ha de poder garantir una bona postura a casa.

Si t’has oblidat el ratolí a la feina, només tens el del portàtil, aquí et recomanem l'aplicació mòbil Remote Mouse. Aquí hi trobareu les instruccions:

Consells, exercicis i estiraments per fer en teletreball

Estiraments generals a la cadira

Exercicis específics de pelvis, cadera i alliberació dorsal i cervical

Exercicis per estiraments per zona lumbar

Automassatge zona cervical

Automassatge zona dorsal

Per als ulls cansats

Exercici a casa

Us suggerim eines perquè feu exercic a casa aquests dies: